Lever je artwork minstens vier tot vijf weken vóór je gewenste leverdatum aan. Productie duurt circa 15 werkdagen, en daarvoor zitten nog de controle van je artwork en het akkoord op de drukproef. Het hele traject vanaf de briefing duurt minimaal tien weken als alles vlot loopt. Plan met speling liever een half jaar vooruit.
Gerekend in werkdagen, zonder feestdagen. Het zijn richtwaarden voor een maatwerkdisplay. In drukke periodes, zoals voor de feestdagen, duurt productie vaak langer.
Waarom het artwork de bottleneck is
Marketing heeft vaak een leverdatum in het hoofd, maar het artwork komt later dan gepland. De productietijd blijft gelijk, dus de druk komt bij de leverancier te liggen, en je leverdatum komt in gevaar.
De oplossing is eenvoudig: spreek bij de start één harde artworkdeadline af en herhaal die in elk overleg. Wil je op dag X leveren, dan ligt het artwork uiterlijk op dag Y bij de leverancier.
Valkuil: de deadline alleen in je hoofd
Een deadline die niemand anders kent, wordt gemist. Zet de artworkdatum in de briefing, in de planning van het reclamebureau en op de agenda van elk wekelijks overleg.
Zo haal je je leverdatum
- Reken terug vanaf de leverdatum, niet vooruit vanaf vandaag.
- Weet vooraf wie over het sample beslist. Plan dat moment met alle betrokkenen in.
- Check vooraf of alle beelden en teksten al bestaan. Moet er nog iets gemaakt worden, zoals een fotoshoot, plan dat dan ruim vóór de artworkdeadline.
- Lever artwork aan volgens de specificaties van de leverancier. Elke correctieronde kost dagen.
- Leg de artworkdeadline vast in de briefing en deel hem met het reclamebureau.
- Plan buffer in rond drukke periodes, zoals feestdagen en grote sportevenementen.
- Komt er een sta-test of transporttest? Stuur je producten op tijd naar de leverancier. Hij test met de echte producten en het echte gewicht, en dat verzenden kost ook dagen.
- Vraag de standaardlevertijd van je leverancier op en plan daarmee, niet met wat misschien sneller kan.
- Reageer snel op vragen van de leverancier. Elke dag wachten schuift de hele planning op.
Veelgestelde vragen
Kan de productie korter dan 15 werkdagen?
Soms. Een leverancier kijkt altijd wat er mogelijk is, maar is daar niet aan gebonden. Wat hij wel toezegt, is zijn standaardlevertijd, vaak rond de 15 werkdagen. Die staat meestal in de offerte of leveringsvoorwaarden. Staat hij er niet in, vraag er dan naar en plan daarop.
Hoe werkt levering bij een grote campagne?
Bij duizenden displays of veel afleveradressen stelt de leverancier vaak een volledig leverschema op. Dan wordt er in delen geleverd en hangt de laatste leverdatum af van de transportcapaciteit.
Wat als mijn artwork na de deadline binnenkomt?
Dan schuift de leverdatum meestal mee. Overleg direct met de leverancier, zodat die de productie kan herplannen.